Do skanowania dokumentów, które następnie mają zostać przekazane do urzędu lub banku, każdy z nas podchodzi z zaangażowaniem. Niestety, czasami mimo najlepszych chęci popełniamy podstawowe błędy, które finalnie mogą sporo kosztować. Sprawdź, jak prawidłowo skanować dokumenty urzędowe.
Obsługa skanera – informacje podstawowe
Skaner to urządzenie, którego obsługa nie powinna sprawiać większego problemu. Niemal wszystkie działają w taki sam sposób, a jedyne, o czym trzeba pamiętać, aby uzyskać odpowiedni skan dokumentów, to właściwe ustawienie papieru. Znacznie bardziej problematyczne jest natomiast bezpieczne użytkowanie skanera. Nowoczesne urządzenia są połączone z siecią wi-fi, dzięki czemu istnieje możliwość bezpośredniego przekazania skanu na maila. Tyle tylko, że do tej sieci mogą mieć dostęp osoby niepowołane, podobnie jak do zasobów zapisanych w urządzeniu. Zadbaj więc o to, aby:
- nie korzystać z publicznej sieci wi-fi,
- nie archiwizować dokumentów w pamięci skanera,
- na bieżąco sprawdzać, czy urządzenie nie zostało zainfekowane.
Więcej o tym, czym jest skanowanie dokumentów i jak robić to prawidłowo, przeczytasz na https://hsm-recycling.pl/pl/skanowanie-dokumentow/.
Jak poprawnie wykonać skan dokumentu?
Gdy wysyłasz dokumenty do banku lub urzędu, muszą być całkowicie czytelne. Ustaw kartkę w skanerze dokładnie tak, jak opisano w instrukcji. Jeśli skan jest mało czytelny, sprawdź parametry urządzenia. Ważne, aby skanować wyłącznie wymagane dokumenty, nie przesyłać danych, które są zbędne. W ten sposób narażasz się na ich wyciek, co może skutkować odpowiedzialnością finansową i karną.
Jak bezpiecznie wysłać dokument do urzędu lub banku?
Gdy już posiadasz skan dokumentu, możesz przekazać go do urzędu lub banku. Tutaj jednak również zadbaj o bezpieczeństwo. Upewnij się, że wpisałeś właściwy adres mailowy. Plik najlepiej zabezpieczyć hasłem, które chroni przed nieautoryzowanym dostępem.
W swojej skrzynce mailowej nie przechowuj akt zawierających dane chronione. Archiwizacja dokumentów powinna iść w parze z ochroną danych – więcej informacji na ten temat uzyskasz na https://hsm-recycling.pl/pl/archiwizacja-danych/. Zatem, dokumenty przechowujemy na dyskach twardych lub innego rodzaju nośnikach, które jesteśmy w stanie odpowiednio zabezpieczyć. Niestety, włamania na skrzynkę to codzienność, a jako administrator danych, to Ty ponosić za nie odpowiedzialność. Lepiej więc zawczasu podjąć pewne działania prewencyjne.
/Artykuł sponsorowany/
