W jaki sposób zorganizować zdalne posiedzenie zarządu spółki kapitałowej?

Jak przeprowadzić zdalne posiedzenie zarządu spółki kapitałowej?

Organizacja posiedzenia zarządu jest możliwa dzięki regulacjom zawartym w art.208 kodeksu spółek handlowych w dniu 31 marca 2020 r. Zarówno udział w posiedzeniach zarządu, jak i zdalne przeprocesowanie uchwały przez zarząd może być zrealizowane w formie zdalnej, o ile sama umowa spółki nie odnosi się do tego w sposób odmienny. Spółka akcyjna dodatkowo jest zobowiązania do oficjalnego uchwalenia regulaminu omawiającego podstawowe zasady organizacji i przeprowadzania posiedzeń online. Gdy taki regulamin zostanie uchwalony, nie ma żadnych przeciwwskazań, by zgromadzenie doszło do skutku. 

Ustawodawca w nowych przepisach nie reguluje precyzyjnych kwestii związanych z wykorzystaniem systemu informatycznego służącemu do obsługi zdalnego posiedzenia zarządu. Zgodnie z przepisami, system ten powinien zezwalać na dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym. Możemy zatem wywnioskować, że każde narzędzie, za którego pośrednictwem możemy zorganizować wideokonferencję spełniające wymogi techniczne i formalne (możliwość głosowania tajnego), pozwala na organizację posiedzenia. 

Organizacja posiedzenia zarządu

Przeprowadzenie posiedzenia zarządu spółki powinno poprzedzić zawiadomienie wszystkich członków zarządu o zwołaniu takiego spotkania. Zwołanie posiedzenia musi zatem zawierać dane o dacie posiedzenia, porządku obrad, a także możliwych sposobach uczestnictwa, wraz ze wskazaniem konkretnego oprogramowania, a także warunkami technicznymi, jakie musi spełnić sprzęt komputerowy. 

Samo oprogramowanie służące komunikacji na odległość powinno być odpowiednio zabezpieczone. Pokój konferencyjny powinien być chroniony podstawowymi zasadami bezpieczeństwa, jak na przykład hasło dostarczane osobiście każdemu uczestnikowi, a także powinien zawierać funkcjonalność umożliwiającą weryfikację tożsamości uczestnika. Organizator posiedzenia zarządu powinien zapewnić wszystkim obradującym dostęp do konkretnego oprogramowania wraz z wytycznymi, w jaki sposób należy się do niego zalogować. 

Podejmowanie uchwał w trybie zdalnym

Procedowanie uchwał, zgodnie z interpretacją prawną również może odbywać się w porządku zdalnym. Dlatego potencjalna dyskusja na temat zmian w spółce powinna odbywać się z wykorzystaniem narzędzia umożliwiającego wymianę stanowisk. Dodatkowo w ramach systemu do posiedzeń online niezbędne jest posiadanie funkcjonalności głosowania oraz definiowania parametrów głosowań (np. rodzaj większości, kworum itp.).

Coraz więcej komunikatorów uzyskuje również możliwość przeprowadzania głosowań tajnych i jawnych, a zatem repozytorium dostępnych narzędzi zwiększa się na bieżąco. Jednak jeszcze na etapie organizacji posiedzenia należy sprawdzić, czy docelowe oprogramowanie przewiduje możliwość przeprowadzania wszystkich rodzajów głosowań i procedowania uchwał. Należy pamiętać, że nie każdy komunikator spełnia wymagania konieczne dla organizacji zdalnych posiedzeń i głosowań w spółkach kapitałowych.

Protokół ze zdalnego posiedzenia zarządu – czy to możliwe?  

W przypadku posiedzenia zarządu spółki akcyjnej obrady muszą być odpowiednio protokołowane, z uwzględnieniem informacji regulowanych przez odpowiednie przepisy. Proces protokołowania obrad nie różni się niczym w stosunku do posiedzeń tradycyjnych, z tym małym wyjątkiem, że istnieje możliwość nadmienienia, o fakcie organizacji go w trybie zdalnym. Konieczne jest aby system użyty do głosowania online miał możliwość wygenerowania wiarygodnego raportu z głosowań. Przydatna jest również funkcja nagrywania posiedzenia. Reszta informacji z posiedzenia powinna zostać umieszczona w protokole zgodnie z przepisami. 

/materiał zewnętrzny/