Na co zwrócić uwagę wybierając wirtualne biuro?

Wirtualne biuro to coraz popularniejsze rozwiązanie dostępne na polskim rynku, a od wielu lat wręcz powszechne w USA Często korzystają z niego freelancerzy, osoby wykonujące pracę zdalną, jednoosobowe działalności gospodarcze i start-upy. To rozwiązanie znacznie tańsze od wynajęcia konkretnego lokalu z przeznaczeniem na biuro firmy i generujące dużo niższe comiesięczne koszty utrzymania. Oferta polskich biur wirtualnych jest dzisiaj bardzo szeroka dlatego warto wiedzieć na co zwrócić uwagę wybierając konkretne biuro i czym się kierować decydując się na konkretną opcję oferowanego pakietu.

Czym jest wirtualne biuro?

Każda firma musi mieć swój adres jednak nie zawsze chcemy rejestrować ją w swoim prywatnym mieszkaniu lub nie możemy zrobić tego w wynajętym lokum. W takiej sytuacji możemy zarejestrować firmę pod adresem wirtualnego biura i na pewno będzie to lepsze wizerunkowo rozwiązanie od rejestracji w miejscu zamieszkania. Poza tym mieszkanie możemy zmienić, a lokalizacja firmy przeważnie jest stała przez lata.

Wirtualne biuro jest doskonałą opcją kiedy nie mamy możliwości wynajęcia lokum na biuro firmy a pracę możemy wykonywać zdalnie i wystarczy nam adres, pod którym zostanie zarejestrowana nasza firma. Wiele z wirtualnych biur udostępnia nie tylko lokalizację dla naszej firmy, ale także usługi z zakresu administracji, usług księgowych czy coworkingu. Więcej szczegółów znajduje się na stronie https://www.wirtualne-biuro-nowogrodzka.pl/ – wirtualnego biura w Warszawie.

Co oferuje wirtualne biuro?

W podstawowym pakiecie wirtualne biuro udostępnia swój adres dla naszej firmy oraz obsługuje przychodzącą korespondencję. Pracownicy wirtualnego biura segregują listy i wysyłają do nas e-mailowe monity. To szczególnie  wygodne w przypadku listów urzędowych, które mają ograniczony czas na odpowiedź. Pracownik biura wirtualnego może też zeskanować naszą korespondencję i przesłać na podany adres e-mail, omijamy dzięki temu stanie w kolejce na poczcie.

Wirtualne biuro to także dobre rozwiązanie wizerunkowe. Adres w centrum miasta, w ładnym szklanym biurowcu na pewno zwróci pozytywną uwagę potencjalnych klientów. Adres firmy jest istotny także pod kątem podlegania pod konkretny Urząd Skarbowy a z tym nie chcielibyśmy mieć nigdy problemów.

Wirtualne biura posiadają w swojej ofercie także przestrzeń biurową, którą możemy wykorzystać wynajmując np. salę konferencyjną na spotkanie z klientem. To na pewno przyjemniejsze niż prowadzenie negocjacji handlowych w mieszkaniu. Jeśli skorzystamy z usług profesjonalnego biura wirtualnego, naszych gości powita także profesjonalna recepcjonistka, która zaprowadzi klientów do sali, poda kawę, wodę, herbatę i przekąski.

Wirtualne biuro to opcja nie tylko dla freelancera, ale także dla początkującej kancelarii prawnej, sklepu internetowego, firmy szkoleniowej czy rekrutacyjnej. To również opcja na otwarcie wirtualnego oddziału naszej firmy w innym mieście bez obciążających kosztów wynajmu na stałe konkretnej powierzchni a dzięki temu firma będzie miała możliwość wejść na lokalny rynek.

Takiego biura nie musimy wyposażać w biurka, komputery ani drukarki. Obsługa biura odbierze za nas pocztę, materiały z drukarni i zeskanuje naszą korespondencję. Nie będziemy musieli stać w kolejkach na poczcie, szukać w całym mieście odpowiedniego miejsca na spotkanie biznesowe czy przeprowadzenie szkolenia dla np. naszych zdalnych pracowników.

Na co zwrócić uwagę wybierając wirtualne biuro?

Firmę rejestrujemy raz pod konkretnym adresem i jeśli nie chcemy jeździć do urzędu dokonać aktualizacji, drukować co chwilę nowych wizytówek i przesyłać klientom nowych danych adresowych, zwróćmy uwagę na doświadczenie biura wirtualnego. Gwarancja, że biuro takie jest już solidnie zakorzenione na rynku i polecane przez swoich klientów da nam wirtualną siedzibę firmy, z której korzystać będziemy przez lata. Każda zmiana adresu generuje dodatkowe koszty, a tego przecież nie chcemy.

Zapoznajmy się dobrze z ofertą biura. Jakie usługi oferuje poza udostępnieniem adresu? Np. czy możemy korzystać z dostępnych na miejscu sal konferencyjnych? Dobrze jeśli biuro oferuje obsługę korespondencji i wsparcie recepcjonistki podczas spotkań, a idealnie jeśli poza standardowym pakietem zaoferuje nam także wsparcie księgowe. Całą obsługę firmy mamy wtedy w jednym miejscu.

Dobrze przejść się do biura wirtualnego, z którym planujemy podpisać umowę, sprawdzić okolicę, reprezentacyjność budynku w którym się mieści i wygląd powierzchni, którą udostępnia na nasze przyszłe spotkania z klientami. Wszystkie te czynniki wpływają na nasz obraz w oczach potencjalnych klientów, nie powinniśmy lekceważyć aspektu wizerunkowego.

Z wirtualnego biura może korzystać praktycznie każdy kto jest w stanie wykonywać swoją pracę zdalnie. Z takich usług korzystają copywriterzy, agencje marketingowe, kancelarie podatkowe i prawne, agencje rekrutacyjne i sporo start-upów. To doskonała opcja dla firm zarządzanych zdalnie i skupiających się na zatrudnianiu osób pracujących z domu. Brak konieczności zakupu lub wynajęcia mebli biurowych, sprzętu i kosztów wynikających ze stałego korzystania z danej powierzchni to duże odciążenie dla firmowego budżetu.

Bądź pierwszy, który skomentuje ten wpis!

Dodaj komentarz

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.