Na co zwrócić uwagę wybierając wirtualne biuro?

Wirtualne biuro to coraz popularniejsze rozwiązanie dostępne na polskim rynku, a od wielu lat wręcz powszechne w USA Często korzystają z niego freelancerzy, osoby wykonujące pracę zdalną, jednoosobowe działalności gospodarcze i start-upy. To rozwiązanie znacznie tańsze od wynajęcia konkretnego lokalu z przeznaczeniem na biuro firmy i generujące dużo niższe comiesięczne koszty utrzymania. Oferta polskich biur wirtualnych jest dzisiaj bardzo szeroka dlatego warto wiedzieć na co zwrócić uwagę wybierając konkretne biuro i czym się kierować decydując się na konkretną opcję oferowanego pakietu.

Czym jest wirtualne biuro?

Każda firma musi mieć swój adres jednak nie zawsze chcemy rejestrować ją w swoim prywatnym mieszkaniu lub nie możemy zrobić tego w wynajętym lokum. W takiej sytuacji możemy zarejestrować firmę pod adresem wirtualnego biura i na pewno będzie to lepsze wizerunkowo rozwiązanie od rejestracji w miejscu zamieszkania. Poza tym mieszkanie możemy zmienić, a lokalizacja firmy przeważnie jest stała przez lata.

Wirtualne biuro jest doskonałą opcją kiedy nie mamy możliwości wynajęcia lokum na biuro firmy a pracę możemy wykonywać zdalnie i wystarczy nam adres, pod którym zostanie zarejestrowana nasza firma. Wiele z wirtualnych biur udostępnia nie tylko lokalizację dla naszej firmy, ale także usługi z zakresu administracji, usług księgowych czy coworkingu. Więcej szczegółów znajduje się na stronie https://www.wirtualne-biuro-nowogrodzka.pl/ – wirtualnego biura w Warszawie.

Co oferuje wirtualne biuro?

W podstawowym pakiecie wirtualne biuro udostępnia swój adres dla naszej firmy oraz obsługuje przychodzącą korespondencję. Pracownicy wirtualnego biura segregują listy i wysyłają do nas e-mailowe monity. To szczególnie  wygodne w przypadku listów urzędowych, które mają ograniczony czas na odpowiedź. Pracownik biura wirtualnego może też zeskanować naszą korespondencję i przesłać na podany adres e-mail, omijamy dzięki temu stanie w kolejce na poczcie.

Wirtualne biuro to także dobre rozwiązanie wizerunkowe. Adres w centrum miasta, w ładnym szklanym biurowcu na pewno zwróci pozytywną uwagę potencjalnych klientów. Adres firmy jest istotny także pod kątem podlegania pod konkretny Urząd Skarbowy a z tym nie chcielibyśmy mieć nigdy problemów.

Wirtualne biura posiadają w swojej ofercie także przestrzeń biurową, którą możemy wykorzystać wynajmując np. salę konferencyjną na spotkanie z klientem. To na pewno przyjemniejsze niż prowadzenie negocjacji handlowych w mieszkaniu. Jeśli skorzystamy z usług profesjonalnego biura wirtualnego, naszych gości powita także profesjonalna recepcjonistka, która zaprowadzi klientów do sali, poda kawę, wodę, herbatę i przekąski.

Wirtualne biuro to opcja nie tylko dla freelancera, ale także dla początkującej kancelarii prawnej, sklepu internetowego, firmy szkoleniowej czy rekrutacyjnej. To również opcja na otwarcie wirtualnego oddziału naszej firmy w innym mieście bez obciążających kosztów wynajmu na stałe konkretnej powierzchni a dzięki temu firma będzie miała możliwość wejść na lokalny rynek.

Takiego biura nie musimy wyposażać w biurka, komputery ani drukarki. Obsługa biura odbierze za nas pocztę, materiały z drukarni i zeskanuje naszą korespondencję. Nie będziemy musieli stać w kolejkach na poczcie, szukać w całym mieście odpowiedniego miejsca na spotkanie biznesowe czy przeprowadzenie szkolenia dla np. naszych zdalnych pracowników.

Na co zwrócić uwagę wybierając wirtualne biuro?

Firmę rejestrujemy raz pod konkretnym adresem i jeśli nie chcemy jeździć do urzędu dokonać aktualizacji, drukować co chwilę nowych wizytówek i przesyłać klientom nowych danych adresowych, zwróćmy uwagę na doświadczenie biura wirtualnego. Gwarancja, że biuro takie jest już solidnie zakorzenione na rynku i polecane przez swoich klientów da nam wirtualną siedzibę firmy, z której korzystać będziemy przez lata. Każda zmiana adresu generuje dodatkowe koszty, a tego przecież nie chcemy.

Zapoznajmy się dobrze z ofertą biura. Jakie usługi oferuje poza udostępnieniem adresu? Np. czy możemy korzystać z dostępnych na miejscu sal konferencyjnych? Dobrze jeśli biuro oferuje obsługę korespondencji i wsparcie recepcjonistki podczas spotkań, a idealnie jeśli poza standardowym pakietem zaoferuje nam także wsparcie księgowe. Całą obsługę firmy mamy wtedy w jednym miejscu.

Dobrze przejść się do biura wirtualnego, z którym planujemy podpisać umowę, sprawdzić okolicę, reprezentacyjność budynku w którym się mieści i wygląd powierzchni, którą udostępnia na nasze przyszłe spotkania z klientami. Wszystkie te czynniki wpływają na nasz obraz w oczach potencjalnych klientów, nie powinniśmy lekceważyć aspektu wizerunkowego.

Z wirtualnego biura może korzystać praktycznie każdy kto jest w stanie wykonywać swoją pracę zdalnie. Z takich usług korzystają copywriterzy, agencje marketingowe, kancelarie podatkowe i prawne, agencje rekrutacyjne i sporo start-upów. To doskonała opcja dla firm zarządzanych zdalnie i skupiających się na zatrudnianiu osób pracujących z domu. Brak konieczności zakupu lub wynajęcia mebli biurowych, sprzętu i kosztów wynikających ze stałego korzystania z danej powierzchni to duże odciążenie dla firmowego budżetu.

Reklama

Bądź pierwszy, który skomentuje ten wpis!

Dodaj komentarz

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.